Studentermedhjælpere til Rektorsekretariatet, Aalborg Universitet

Har du lyst til at være med, når Aalborg Universitet skaber nogle af AAU’s store arrangementer – og kan du både lide at have styr på detaljerne og få ting til at ske?

Rektorsekretariatet søger to studentermedhjælpere, som har lyst til at blive en del af planlægningen og afviklingen af blandt andet Aalborg Universitets ph.d.-ceremoni og årsfest.

Ansøgeren bliver en del af et team, hvor teamet arbejder tæt sammen om at få arrangementerne til at spille – fra de første praktiske forberedelser til den sidste gæst har forladt lokalet. Det betyder, at ansøgeren både kommer til at arbejde med administrative opgaver og være med helt tæt på, når arrangementerne løber af stablen.

Hvad skal ansøgeren lave?

Ansøgerens opgaver vil blandt andet være:

• Hjælpe med planlægning og afvikling af ph.d.-ceremoni, årsfest og andre events.
• Klargøre materialer, skilte, navnelister og bordplaner med mere til de forskellige events.
• Hjælpe med varierende administrative opgaver i forbindelse med forberedelsen af Aalborg Universitets events.
• Korrekturlæsning af programmer, præsentationer og andet materiale.
• Udarbejde og samle op på evalueringer efter arrangementerne.
• Være med på selve eventdagene og hjælpe med alt det praktiske – for eksempel scanning af billetter, overrækkelse af blomster og diplomer, opstilling af møbler og roll-ups, andet forefaldende samt oprydning.
• Hjælpe med diverse indkøb og ærindekørsel. Det er en fordel, hvis ansøgeren har kørekort – AAU stiller bil til rådighed.
• Der vil også være mulighed for ekstra timer med forskellige opgaver i Rektorsekretariatet, for eksempel opdækning og afrydning i forbindelse med møder samt kaffe- og tebrygning.

Ansøgeren behøver ikke have erfaring med store events i forvejen. Det vigtigste er, at ansøgeren har lyst til at lære, tage ansvar og være med til at få tingene til at fungere i praksis.

Det er et krav, at ansøgeren kan deltage på dagene, hvor arrangementerne afvikles. I 2027 afholdes ph.d.-ceremonien fredag den 29. januar, og årsfesten fredag den 16. april.

Hvem er ansøgeren?

Aalborg Universitet forestiller sig, at ansøgeren:

• er struktureret og har sans for detaljerne
• er god til at samarbejde og samtidig kan løse opgaver på egen hånd
• er serviceminded og imødekommende over for både kolleger og gæster
• har lyst til at tage fat – også når opgaven ikke lige står øverst på ønskelisten
• kan bevare overblikket, når der er mange ting i gang på én gang
• er nysgerrig og ikke er bange for at prøve kræfter med forskellige typer opgaver.

Ansøgerens uddannelsesretning er ikke afgørende. Aalborg Universitet lægger mere vægt på, hvordan ansøgeren arbejder, og hvad ansøgeren har lyst til at bidrage med.

Det er en fordel, hvis ansøgeren har mulighed for at være hos Aalborg Universitet i mere end ét år, så ansøgeren kan følge arrangementerne fra planlægning til afvikling og være med til at bygge videre på erfaringerne fra år til år.

Hvem bliver ansøgeren en del af?

Rektorsekretariatet består af 21 medarbejdere, der arbejder med strategi, ledelsesstøtte og sagshåndtering på det øverste ledelsesmæssige niveau og på tværs af universitetet.

Rektorsekretariatet har en hverdag med mange møder, gæster og forskellige opgaver – og ansøgeren vil derfor hurtigt blive en del af et miljø, hvor der sker meget, og hvor det gode samarbejde betyder noget.

Praktisk information

Hvis ansøgeren er interesseret i at høre mere om stillingen, er ansøgeren velkommen til at kontakte projektleder Thine Kirwa på 9940 7972 eller tgk@adm.aau.dk.

For at komme i betragtning skal ansøgeren minimum have ét fuldt studieår tilbage af ansøgerens nuværende uddannelse og have bestået første studieår af en relevant bacheloruddannelse eller tilsvarende niveau. Ansættelsen er betinget af, at ansøgeren er aktiv studerende.

Arbejdstid

Arbejdstiden kan variere fra uge til uge. I januar, februar og marts har Aalborg Universitet brug for hjælp i op til 8 timer om ugen, særligt op til arrangementerne.

Ansøgeren kommer til at samarbejde med to andre studentermedhjælpere i teamet, som allerede har været med gennem hele processen omkring 2026-arrangementerne. Aalborg Universitet planlægger naturligvis arbejdstiden, så den så vidt muligt passer med ansøgerens studie, dog inden for almindelig arbejdstid.

På selve eventdagene skal ansøgeren være indstillet på en længere arbejdsdag, da Rektorsekretariatet er med fra tidlig morgen til den sidste gæst er gået hjem. Det gælder ph.d.-ceremonien fredag den 29. januar og AAU Årsfest fredag den 16. april 2027.

Arbejdssted: Fredrik Bajers Vej 7K, 9220 Aalborg Øst.
Ansøgningsfrist: 4. november 2026
Samtaler: Uge 47
Ansættelse: 1. januar 2027

Ansøgning

Ansøgningen skal indeholde følgende:

• Ansøgning, hvori ansøgeren redegør for, hvilke faglige og personlige kompetencer samt erfaringer der gør ansøgeren særligt kvalificeret til stillingen
• CV
• Studiejournal
• Eventuelt relevante bilag

Interesserede kan læse mere om krav til ansøgningen og sende ansøgning via Aalborg Universitets rekrutteringssystem, som kan tilgås under stillingsopslaget på Aalborg Universitets hjemmeside.

Aalborg Universitet ønsker at afspejle det omgivende samfund og har diversitet som en kerneværdi. Derfor opfordres alle uanset personlig baggrund og orientering til at søge stillingen.